Cómo hacer una factura en Suiza: Requisitos y recomendaciones

Emitir una factura correctamente es esencial para cualquier negocio en Suiza, ya que garantiza el cumplimiento de las normativas legales y contables, además de transmitir profesionalismo a los clientes. 

En Suiza, los datos o elementos clave que debe contener una factura están regulados principalmente por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, complementada por la Ordenanza del Impuesto sobre el Valor Añadido. Además, el Código de Obligaciones también establece requisitos generales para garantizar la integridad y trazabilidad de la documentación comercial.

En este artículo, te explico los requisitos y recomendaciones sobre cómo elaborar una factura válida en Suiza, desde formato hasta los datos obligatorios. Y al final del todo encontrarás un ejemplo que te servirá de guía para diseñar tu propia factura.

 

1. ¿Quién puede o debe emitir facturas en Suiza?

En Suiza, la emisión de facturas por parte de empresas o trabajadores autónomos no registrados para recaudar el IVA no es obligatoria aunque sí recomendable. Una factura viene a ser el comprobante de que se compró/vendió un bien o servicio.

En el caso de empresas registradas para recaudar el IVA (Impuesto al Valor Agregado), sí deben emitir facturas y deben asegurarse de cumplir con los requisitos adicionales establecidos por la Administración Federal de Contribuciones.

 

2. Datos que debe incluir una factura

La legislación suiza (Ley del IVA, Código de Obligaciones y la Ordenanza sobre la Conservación de Libros y Documentos) exige que las facturas contengan ciertos elementos clave. 

Estos son los datos mínimos que deben figurar en cualquier factura emitida:

2.1 Datos del emisor (tu empresa)

• Nombre y apellidos o razón social de la empresa.
• Dirección completa (calle, código postal, ciudad y país).
• Número de identificación del IVA, si aplica. En Suiza, este número sigue el formato CHE-XXX.XXX.XXX MWST/TVA/IVA.

2.2 Datos del cliente

• Nombre y apellidos o razón social del cliente.
• Dirección completa (calle, código postal, ciudad y país).

2.3 Detalles de la factura

• Número de factura: Cada factura debe tener un número único y consecutivo para fines de trazabilidad.
• Fecha de emisión: Indica el día en que se emite la factura.
• Descripción del servicio o producto: Incluye una descripción clara y detallada de los bienes o servicios proporcionados.
• Cantidad y precio unitario: Especifica la cantidad de productos o servicios y su precio unitario.
• Importe total: Calcula el importe total (suma de las líneas de productos o servicios).

2.4 Información fiscal

• Tasa de IVA aplicable: Indica la tasa del IVA (actualmente 8.1% para bienes y servicios estándar, 3.8% para casos especiales y 2.6% para bienes básicos, pero revisa estos datos por si cambian desde la publicación de este artículo).
• Importe del IVA: Desglosa el monto del IVA incluido en el importe total.
• Si no estás registrado para el IVA, añade una nota indicando que estás exento (por ejemplo: “No sujeto a IVA”).

 

3. Normas sobre el formato e idioma

• Formato: No existe un formato oficial obligatorio, lo único que se pide es que incluya los datos anteriormente descritos. Las facturas pueden ser físicas o electrónicas, siempre que cumplan con los requisitos legales. Las facturas electrónicas (por ejemplo, en PDF) son válidas si cumplen con las normas de conservación de registros (ver apartado 6).
• Idioma: No hay una obligación legal sobre el idioma en que debe estar la factura. Es común emitirla en alemán, francés, italiano o inglés, dependiendo de la región y el cliente. Sin embargo, asegúrate de que ambas partes puedan comprenderla.

 

4. Facturas QR, el nuevo formato

La factura QR es un formato de facturación que incluye un Swiss QR Code, el cual contiene todos los datos necesarios para realizar el pago. Este código es legible tanto por aplicaciones móviles como por escáneres de bancos, lo que simplifica el proceso de pago para los clientes.

4.1 Qué datos incluye el Swiss QR Code?

El código QR contiene la misma información que aparecería en la factura en formato legible, pero organizada digitalmente:

• Información del beneficiario: Nombre, dirección y número IBAN.
• Información del pagador: Si se especifica, incluye los detalles del cliente.
• Monto: Importe a pagar.
• Referencia: Puede ser una referencia estructurada (como el formato ISR) o un mensaje libre.
• Fecha de vencimiento: Si aplica.

4.2 Ventajas de usar facturas QR

• Eficiencia: El cliente solo necesita escanear el código para completar el pago, reduciendo errores manuales.
• Estándar universal: Es compatible con todos los bancos en Suiza.
• Versatilidad: Puede imprimirse o enviarse digitalmente.
• Compatibilidad internacional: Permite pagos en CHF y EUR, lo que facilita transacciones en la zona euro.

4.3 ¿Cómo emitir una factura QR?

1. Sistema de facturación actualizado: Asegúrate de usar un software que permita generar facturas QR.
2. Número IBAN válido: El IBAN del beneficiario debe cumplir con el estándar suizo.
3. Formato estándar: La factura debe incluir la sección del pago QR (código QR + detalles) claramente delimitada.

4.4 Requisitos legales de las facturas QR

Aunque el código QR contiene toda la información, la factura en sí debe seguir cumpliendo los requisitos legales básicos del Código de Obligaciones suizo:

• Datos del emisor y receptor.
• Descripción clara del producto o servicio.
• Cantidad e importe total.
• Si aplica, el número de IVA y el monto correspondiente al IVA.

 

5. Recomendaciones adicionales para tus facturas

• Incluir información de pago: Es aconsejable incluir los datos de tu cuenta bancaria para facilitar el pago ( IBAN, BIC o SWIFT, y el nombre del banco), o los datos necesarios para realizar los pagos por otros métodos o plataformas (Twint, PayPal,…)
• Plazo de pago: Establece claramente el plazo de pago (por ejemplo, “Pago a 30 días” o “Vencimiento inmediato”).
• Condiciones adicionales: Puedes añadir condiciones sobre penalizaciones por retrasos en los pagos o descuentos por pronto pago.
• Logotipo y diseño: Utilizar un logotipo profesional y un diseño claro puede aumentar la credibilidad de tu factura.

 

6. Cumplimiento y conservación de facturas

En Suiza, las facturas deben conservarse durante 10 años como parte de los registros contables. Esto aplica tanto a las facturas físicas como a las electrónicas, siempre que se garantice su autenticidad e integridad.

 

7. Errores comunes a evitar

• Emitir facturas sin número de identificación del IVA si estás registrado.
• No incluir el desglose del IVA, lo cual es obligatorio si estás registrado.
• Usar un número de factura duplicado o desordenado, lo que puede generar problemas contables.
• No guardar copias de las facturas durante al menos 10 años, como exige la legislación suiza.

 

8. Conclusión

Emitir facturas en Suiza es un proceso sencillo si se siguen las normas y se incluyen todos los datos requeridos. Cumplir con los requisitos legales no solo evita problemas fiscales, sino que también refuerza la profesionalidad de tu negocio.

Si necesitas ayuda para implementar un sistema de facturación o cumplir con las normativas del IVA, te recomendamos consultar con un asesor fiscal o legal especializado en Suiza. 

Una buena facturación es clave para el éxito de tu negocio.
¡Feliz emprendimiento!